兰州外语职业学院
总务处组织机构及岗位设置
一、组织机构及岗位设置
（一）拟设编制：处长1 人；副处长兼综合管理科科长 1 人，综合管理科干事1人；公寓、卫生管理科：科长兼卫生主管1人、公寓主管1人、楼管10人；资产管理科：科长兼资产主管、采购主管1人，资产干事1人，库房管理员1人。
（二）机构图与岗位设置
1.机构图
2. 岗位设置
二、部门职责描述
（一）总务处部门职责
1.确立为教学服务，为师生服务的思想，树立全局观念，强化管理育人、环境育人、服务育人的意识；
2.根据学院工作计划，制定并组织实施总务处目标管理责任及工作计划，做好学期及学年工作总结；
3.组织编制学院经费预算方案，经审定后具体组织实施，定期向院领导报告预算方案执行情况及经费使用情况；
4.负责总务处有关事务的对外联系、洽谈，严格按照审批程序办理并签订有关合同、协议；
5.建立校产的采购、验收、领用、出借、报损、报废、调拨及库房管理制度。负责学院基本建设和校舍、桌椅等校产的登记、分配及管理工作，维护校产的安全与完整，确保其增值保值；
6.建立学院卫生管理标准及制度。负责校园绿化和环境卫生督查工作，改善教学条件和学习环境；
7.负责做好食堂监督管理工作。为全体师生创造良好的就餐环境，改善菜品质量，提高服务水平；
8.负责师生公寓的计划安排、分配调整、设备配置及日常管理工作，改善住宿环境；
9.负责学院车辆运行管理工作，合理安排调度车辆，有效提高车辆使用效率，减少经费开支；
10.负责学院后勤服务质量监管工作，收集师生对后勤服务的需求、意见和建议，努力为师生提供优质服务；
11.承办学院交办的其他工作。
（二）综合管理科职责
1.综合协调处理日常事务、内外联系、上传下达；
2.做好人事、考核、公文处理、宣传、档案、保密、信息化建设等工作；
3.负责建立健全处内的各项规章制度，并做好监督落实工作；
4.负责制定学年（学期）工作计划及目标管理责任书，做好学年（学期）工作总结，并检查计划的执行情况；
5.负责处内办公用品的领用、发放工作，做好处内各类物品的保管工作；
6.负责学院食堂日常检查工作，监督保证食堂的食品安全、菜品价格及服务质量；
7.负责学院通勤车辆的油料管理、维修保养管理，建立各类台账，健全车辆管理档案；
8.完成处领导交办的其他工作。
（三）公寓、卫生管理科职责
1.负责制定校园办公、教学、公寓及室外区域卫生的管理制度，并协调教学单位、后勤公司组织实施；
2.负责全院师生宿舍的分配、调整、退宿及日常管理工作；
3.负责公寓管理人员的培训、考核及日常管理工作；
4.配合资产管理科做好宿舍资产管理工作；
5.负责公寓设施、设备的日常报修，并做好后勤维修监督工作；
6.负责校园办公、教学、公寓及室外区域卫生的日常巡查，定期督促检查各单位、各区域的卫生情况并向各单位通报；
7.配合学院其他职能部门做好公寓的安全管理工作；
8.负责制定学院环境卫生管理标准及相关制度并组织实施；
9.完成领导交办的其他工作。
（四）资产管理科职责
1.负责制定资产管理制度，并组织实施；
2.负责全院资产设备的管理，做好资产的招投标采购、验收、出入库、调配、清查盘点、报废等具体工作；
3.负责固定资产的登记建帐、编号工作，配合财务处做到帐物、帐帐、帐卡相符；
4.按照学院统一规划，配合教学单位共同建设教学实训室，负责各类实训设施、设备的添置和维护工作；
5.负责全院办公及教学设备的日常检查和维护保养工作；
6.负责做好全院办公及教学用房的分配、调整工作；
7.完成领导交办的其他工作。
三、岗位职责
（一）处长岗位职责
1.总务处长在主管院领导的领导下，根据总务处职责范围主持总务处工作，为学院各项工作的顺利开展提供保障；
2.主持总务处处务会议，传达、学习学院下发的文件精神，组织拟定处内各项工作的管理细则和工作计划，督促内部高效率地进行工作；
3.负责抓好各项规章制度的执行情况，做好对员工的管理和培养工作；
4.负责组织全院有关固定资产和各项物资的采购、保管、调配、供应等管理工作；
5.配合学院基本建设、实训室建设的组织实施和验收；
6.负责总务处年度经费预算的编制、上报工作，审核项目合同及签订相关业务合同；
7.完成院领导交办的其他工作。
（二）副处长兼综合管理科科长岗位职责
1.协助处长加强本部门的内部管理，不断提高本部门职工的综合素质，负责本处内各类公文的起草及制度的拟定工作；
2.协助处长制定各部门年度目标责任书及月度工作计划，做好日常的监督、检查、考核工作；
3.协助处长处理日常工作，做好本处室各个业务部门之间的协调工作以及对内对外的联系工作；
4.负责安排处务会议，下达处内各类会议通知及传达学院有关会议精神，做好处内各类会议记录工作；
5.负责处内、上级来文的收发、登记、拟办、传阅、归档工作及文件的保密工作，负责处内各类合同的审核及保管；
6.负责总务处印章的使用管理工作；
7.负责学院所有座机电话报装、迁移、维修工作；
8.做好处内各项工作的网站宣传工作；
9.负责学院通勤车辆的油料管理、维修保养管理，建立各类台账，健全车辆管理档案；
10.完成领导交办的其他工作。
（三）公寓、卫生管理科科长兼卫生主管岗位职责
1.在处长的领导下，负责公寓及校园环境卫生的日常管理工作，制定和完善各项管理制度，抓好各项制度的学习、贯彻、落实工作；
2.受理师生对宿舍管理工作的意见、建议和咨询；
3.负责教职工、学生宿舍的使用规划工作；
4.根据学院招生计划，制定和实施年度学生住宿分配方案，并按新生人数提前配置公寓用品，负责新生入学住宿、毕业生离校、退宿和宿舍调整等各项工作；
5.负责制定并执行校园办公、教学、公寓及室外区域卫生的标准、流程、考核等相关制度（办法），负责各区域卫生的日常巡查，定期督促检查各单位、各区域卫生并做好记录；
6.完成领导交办的其他工作。
（四）资产管理科科长兼资产、采购主管岗位职责
1.在处长的领导下，制定并组织落实各项规章制度；
2.负责学院固定资产的清查、登记、编号和统计工作，定期编制固定资产报表；
3.负责办理学院固定资产调拨、报损、报废的审批手续和组织报废固定资产的处置工作；
4.监督检查校内各资产使用单位的资产管理、维护及使用情况；
5.负责学院行政办公用房管理，统筹安排教学公共用房；
6.掌握学院资产的使用状况及库存量，根据各部门需求，合理制定采购计划，严格控制费用支出；
7.协助处长做好学院工程、货物、服务类项目采购管理工作，办理采购合同的签订和参与项目验收；
8.负责学院办公区和教学区钥匙管理工作；
9.完成领导交办的其他工作。
（五）食堂干事岗位职责
1.协助综合管理科科长做好食堂管理工作；
2.负责监督检查食堂卫生、食品安全、饭菜质量及价格，发现问题及时督促整改；
3.负责学院食堂经营人员定期参加食品卫生知识及有关的法律、法规的学习培训；
4.负责食堂采购货物的进货台账，做好电子台账的录入，及时索要食堂经营户供货商资质；
5.完成领导交办的其他工作。
（六）车队队长岗位职责
1.全面负责学院公务用车、通勤车辆管理工作；
2.组织驾驶员严格贯彻落实岗位责任制和各项规章制度；
3.合理安排车辆调度，提高车辆利用率；
4.加强对驾驶员业务技能的教育培训，全面提高全体驾驶员的思想和技术业务素质；
5.负责所有车辆的年检，保险及养路费的缴纳，日常保养、维修等工作；
6.完成领导交办的其他工作。
（七）公寓主管岗位职责
1.在主管科长领导下，认真执行学院有关公寓管理的各项规章制度；
2.负责对公寓区环境卫生的巡视、检查和督促，严格按照卫生标准进行考核；
3.及时处理上报宿舍内发生的各类突发事件，维护公寓正常生活秩序；
4.负责公寓设施设备的日常报修及维修工作的跟踪、督促和检查；
5.负责公寓管理人员的日常考核、培训工作；
6.协助主管科长做好公寓住宿计划、分配、调整工作，负责新生入住、毕业生离校等各项准备工作；
7.负责师生公寓钥匙管理工作；
8.完成领导交办的其它工作。
（八）资产干事岗位职责
1.协助主管科长制定学院资产采购管理办法及低值易耗品管理办法，建立健全招标采购机制；
2.完成学院年度资产设备基础数据统计及上报工作，建立各类台账；
3.组织执行资产的发放、维修、保养、调用等工作；
4.对新购资产作好登记、验收、出入库办理工作，对变更的资产作好变更移交手续；
5.负责每月对全院资产设备使用情况进行检查，人为损坏的，认定责任并追偿，若设备出现故障及时维修；
6.完成领导交办的其他工作。
（九）库房管理员岗位职责
1.认真执行学院财产保管和物品领用的各项规定，坚持原则，保证供应；
2.负责验收物资购进入库质量，并分别登记入帐，做到帐物相符，防止差错；
3.负责管理各类物品器材库房，做到分类存放，整齐干净，注意经常查库，防止霉坏散失；
4.出库物品器材须经主管领导批准，按规定办好领用手续，做到帐目清楚，有据可查；
5.外借物品器材，要查明用途，办好借用手续，并注意及时催还；
6.定期盘点库存，并及时向主管领导汇报；
7.加强与各处室保管人员的联系工作，督促管好学院资产；
8.经常巡检、回收散置物品、物资、器材等；
9.完成领导交办的其他工作。
（十）楼管岗位职责
1.严格遵守学院及处室的各项规章制度。
2.遵守值班纪律，上班时间不串岗、不擅自离岗，不干与本职工作无关的事情，除特殊情况外不允许替岗，离岗半小时者按脱岗处理。
3.严格交接班制度，交接班时必须签字，当班时处理不完的事情，要移交下一班人员。值班期间，要搞好值班室及一楼大厅公共区域卫生。
4.熟悉本楼住宿情况和学生情况，做好来客出入登记，严禁小商贩、推销人员、闲杂人等进入公寓，发现可疑人员或突发事件要妥善处理并报告主管或相关部门。
5.学生携带大件物品离开宿舍时，要查问并作登记。
6.对学生反映的有关门、床、锁、水、电、家具等设施出现的问题做好记录并及时向维修部反馈。
7.按时开、锁大门，督促学生遵守学院的作息制度，对晚归的学生要验证并作登记。
8.全面了解所辖楼消防器材存放地点及使用方法，全面掌握楼内安全通道情况，发生紧急情况时及时处置并上报。
9.完成领导交办的其他工作。
（十一）司机岗位职责
1.服从调动，热情服务，严格执行车辆运行计划，按时间要求到达指定地点，并认真填写行车记录。在工作用车时，负有对车辆和乘车人员的安全保障责任。
2.负责学院重大活动及紧急突发事件的人员物资运输工作。应随时待命，保持电话等通讯畅通，如遇特殊情况需紧急出车，驾驶员要主动告知主管领导，事后及时补办出车登记，以便办公室了解和掌握车辆动态。
3.负责车辆的保养及安全管理工作。爱护车辆，及时清洗，保持车况良好。坚持“三检查”制度，即出车前检查、行车途中检查、收车后检查。发现故障及时处理，以保障车辆安全无故障运行。
4.负责定期对车辆进行养护，车辆养护时，驾驶员应在现场监督，并持有效发票及维修养护项目、更换配件清单，经确认审核后予以报销。
5.严格遵守交管部门制定的安全规则，认真学习驾驶业务技能，文明驾车，严禁酒后驾车，严禁公车私用，自觉遵守交通法规，做到不违章、无事故，优质服务，安全出车。
6.在不出车时，应协助总务处完成领导交办的其它工作。
